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      外貿英語函電重點和題庫.doc 87頁

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      第一章概述 一切交易都依賴于信息的交換,現代國際商業中,信息交換尤其重要。信息交換的方式有多種,有口頭,也有書面。就書面而言,一般包括信函、電報、電傳、傳真及電子郵件。隨著科學技術的發展,電報及電傳的使用已日趨減少,電報可以說已絕少使用。但不論如何,信函仍為信息交換的基礎。故撰寫好英語函電在外貿業務中至關重要。英語業務信函(letter)電(telegram and telex)就是應用于國際外經貿業務往來的通信工具,屬于 “商業英語” (Commercial English),使用應用文文體。 寫好英語函電應當:(1)完整(completeness);(2)簡練(conciseness);明了(clearness); (4)正確(correctness); (5)鄭重(courteousness)。切忌:(1)單調劃一;(2)矯揉造作;(3)虛張浮夸;(4)陳詞濫調;(5)廢字連篇。 從法律的角度看,由于信函寫得比較詳盡,且在信函的末了簽字蓋章,故信函構成法律意義上的正式文件。 從事國際貿易業務的公司之間遠隔重洋,天各一方,他們之間的業務往來往往只能利用函電這個通信工具來建立聯系紐帶?;ハ嗖荒芪蠲娴墓就ㄟ^函電去判斷對方的業務及服務水平,一封莊重得體的函電(從內容到形式)可為建立一個重要的業務關系鋪平道路。 第二章業務英語函電的組成部分 業務英語函電的組成部分可以分為基本部分和附加部分。業務英語函電必須具備以下要素,其中七大要素是不可缺少的組成部分。 1.Letter head信頭 2.Reference and Date案號和日期 3.Inside Name and Address封內名稱及地址 4. Salutation稱呼 5. Body of letter/Message正文 6. Complimentary close結尾敬語 7. Signature簽名? 第一節基本部分 英文信函的基本部分中主要包括以下幾部分,下面我們將就各個基本部分進行學習。 1、信頭(Letter Head) 信頭是信箋上頂端事先印好了點有關發信人的基本情況,其中包括公司名稱、地址、電話、傳真號、電傳號、電子郵件地址、公司標識、經營范圍等等。信頭設計宜簡潔、端莊、美觀,用紙質優,以展示公司的實力和良好的信譽。 2、案號和日期(Reference and Date) 由于公司來往信函較多,為方便雙方事后查找,一般每封信函須編函電號,其前就可以印上“Our ref:”, “Your ref:”,一般放在日期上面。在案號書寫中,前兩個字母都是發函人的名字的縮寫。如在“Your ref: SB/SM”中,SB表示S Bowen,而在Our ref: MH/JW中,MH則表示Mary Hardy。(首次向對方發送函件時,對方案號不用填寫。) 除此之外,還有日期的問題:日期,中文寫信時,日期放在信末,而英文信的日期位置則位于信頭和封內地址之間。日期的寫法有三種: A. 英式:日、月、年,如24 (th) June, 2004 B. 美式:月、日、年,如 June 24, 2004 C. 英美通用:無逗號間隔,如24 June 2004 注意:在書寫日期時,日子和年份用數字,而月份則不能用數字: 為什麼日子和年份用數字,而月份則不能用數字呢?答案很簡單,即使用數字表示日期往往發生誤解,一定避免。如按照英式5/4/66 是指1966年4月5日,但改為美式則為1966年5月4日。如果沒人告訴你是英式還是美式,你知道這是幾月幾日嗎?無法猜測。 除此之外,應避免用Instant(本月)。 在美式寫法中,1st,2nd,3rd,中的st, nd, rd, th, 是不使用的,而在英國使用。如:英:2(nd) March,1987/美:March 2 1987 3、封內名稱及地址(Inside Name and Address) 封內名稱及地址(Inside Name and address),即收函人(Receiver)的姓名和地址。在書寫收函人名稱時,如果收函人為個人或以人名為公司名稱時,應在名稱之前,冠以適當的敬稱或頭銜,例如:Mr., Mrs., Miss., Messer等等。Messer主要用于稱呼單位,嚴格來說是用來稱呼合伙企業或公司。例如: Mr. Michael H. Dickinson (收函人為個人) Messrs. John Smith & Co., LTD (以人名為公司名稱) China Ocean Shipping Co.(Group) (非以人名為公司名稱) 收函人地址寫在公司名稱下一行,通常會寫上門牌號及街名;城鎮及郵區代碼(Post Code/Zip Code);國名。地址書寫順序由小到大。 4、稱呼(Salutation)

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